中小企業のための IT 活用経営改善ブログ

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生産性の向上および効率化について

time 2016/07/21

最近、よく生産性という言葉を耳にします。

生産性に関しては業種・業態で少しずつ定義などはかわるかもしれませんが、ここで言う生産性は何らかのアウトプットを生み出すことを前提に記事を書かせて頂いております。

生産性という言葉をよく聞くようになった理由の1つとして、日本の人口減少に伴い働く人の数自体が減少していることが要因としてあると思われます。生産性に関してはよく「日本人は生産性が低い」などと言われて欧米諸国とも比較されたりします。
※以下図では日本は21位となっております。(以下図は「公益財団法人 日本生産性本部」の画像を利用しております)

上記はOECD加盟国でのランキングなのですが、労働生産性の算出は以下の式になります。

無題

もう少しわかりやすくすると

労働生産性 = GDP ÷ 就業者数

という感じでしょうか!?

この労働生産性の比較で注意するべきポイントとしては業種業態問わずに1年間で生み出された付加価値額を働ける人で割っているような形になるので単純にランキングを見て「日本人は生産性が低い」とは言えないかもしれません。。。
詳細は省きますが政府支出を増やすことでGDP自体を押し上げる事が可能なようです。GDPを押し上げれば労働生産性はあがります。
ちなみに1位のルクセンブルクは金融業、不動産、鉄鋼業でGDPの半分を占めているようです!

とここまではGDPなどを基に算出されている世間一般的に話題となっている生産性のお話しでした。
ちなみに最近ですが、「中小企業等経営強化法」が施工され生産性を向上するための各種支援を受けることもできるみたいです。
中小企業庁:http://www.chusho.meti.go.jp/keiei/kyoka/index.html

ここからは少し、現場よりといいますかすぐに使える生産性アップの方法をご紹介できればと思います。

生産性アップ=効率化を行う方法
としてご紹介いたします!

まずすぐに思いつくのがキーボードのショートカットキー機能です!!
これは指がなれるまでは少々つらいですがなれればかなり効果が期待できると思います。(あくまで私の経験則です(笑))

たとえば以下のような例が挙げられます。

【文字列などをコピーする場合】
ショートカットキーを利用しない場合:マウスで右クリック、コピーを選択
ショートカットキーを利用する場合:「Ctrl+C」

【文字列を貼り付ける場合】
ショートカットキーを利用しない場合:マウスで右クリック、貼り付けを選択
ショートカットキーを利用する場合:「Ctrl+V」

【アプリケーションを切り替える場合】
ショートカットキーを利用しない場合:タスクバーから利用したいアプリケーションをマウスで選択
ショートカットキーを利用する場合:「Alt+Tab」

ぜひ、普段ショートカットキーを利用されていない方は利用してみてください。
参考までにショートカットキー一覧を以下に紹介します。
https://support.microsoft.com/ja-jp/kb/126449

続いてはメール処理の方法です。
皆さんは普段メールの処理はどのように行っておりますか??
ここでは人ぞれぞれ運用する上で合う・合わないがあると思いますが普段、私が実施していることを書かせていただきます。

メール処理の運用で気を付けていること

①フォルダ分け

②メールを見るのは極力1回

①フォルダ分け
→Outlookのクライアントを利用しておりますが案件毎、取引先毎でフォルダをわけて運用しております。次に紹介する方法ともつながる部分がありますがメールを見て何らかの処理を行ったものは各フォルダに分けて格納します。
これにより受信トレイに格納されているのは自分がまだ見ていない=未処理の分だけが残りますので、未処理のメールを確認するために検索したり、スクロールして探したりする必要がなくなります。
※参考までに以下に画面キャプチャを貼り付けます。
キャプチャ

②メールを見るのは極力1回
→メールを見た際には何らかのアクション(返信したり、転送したり、電話したりなど)を必ず行うようにしております。メールを見ても特にアクションを起こさず後で返信しようとすると、もう一度本文を確認しなければいけませんので極力は見た時に何らかのアクションを行うようにしております。
※もちろんアクションを起こすと受信トレイから該当のフォルダへ移動します。

ここまでは各ユーザというか個人で生産性アップ(効率化)するための方法をご紹介させて頂きました。
それ以外にITシステムを導入することで全社的に生産性をあげることも可能です。

ただ世間にはITシステムというものがいろいろ存在しており、よくわからないものが多いのが現状ではないかと思います。
そこで少しでも中小企業の皆様のITに関するお悩みを解決するべく以下のような勉強会も実施しておりますので、ぜひご都合がつく場合はご参加ください。

IT活用経営改善勉強会:https://it-keiei.doorkeeper.jp/

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