中小企業のための IT 活用経営改善ブログ

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Office365で快適な会議室予約 ~会議室予約の無駄を省こう~

time 2016/08/09

こんにちは!!
突然ですが、皆様の会社やオフィスなどでは会議室の予約はどのように管理されておりますでしょうか?

最近はグループウェアを導入する企業も多く、グループウェア上で管理されている企業も増えてきているのではないでしょうか?

もしくは以下のようなカレンダーを会議室のドアにかけて、手書きで予約運営されている企業も多いのではないでしょうか?
ちなみに私が最初に勤めていた会社は手書きタイプでの運用でした。

calender

すべてをデジタルにする必要性はないと思いますが、上記のような手書きアナログ方式の会議室予約だと参加メンバーや会議室の空き状況を確認調整することが非常面倒でした。。。
実際に会議室の予約のために階段も往復しなければいけなく。。。。。(笑)単純に運動不足なだけですが。。。。。。

参加者が2名~4名ぐらいであればそこまで手間はかかりませんが、5名以上となると参加者全員の空き状況を都度確認し、4名は参加できるけど残り1名はNGのため、日を改めるなどが日常茶飯事でした!

 

そこで今回は少しでも皆様の会議予約に対する時間を圧縮するためにOffice365の機能をご紹介したいと思います。

Office365で利用できるサービスなどは以下、ブログもぜひご覧ください。
http://artisan.jp.net/cloudblogs/2016/08/05/smb0ffice365/

今回、ご紹介する機能はOffice365のリソース機能になります。
Office365にはExchange Onlineと呼ばれるメール、予定表を管理するためのサービスが存在しておりますが、リソースに関してはExchange Onlineの機能を利用します。

まず、Exchange Onlineでは社内のメンバーなどのスケジュールが以下のように確認することができます。

青色が私の予定で、オレンジ色が別のメンバーの予定となっております。
もちろん3人以上のメンバー予定を重ね合わせて表示することも可能です。
予定表

 

これに合わせてOffice365のリソースで会議室を登録することで以下のようなことが実現できます。

先ほどは人の予定だけがカレンダーに表示されておりましたが、会議室の予約状況が重ねて表示されます。
青色が人の予定、黄緑色が会議室の予定となります。
会議室

上記の予定表を確認するといつ、人や会議室が空いているか?が一目瞭然です。
そうすることで一人一人に予定を確認したり、会議室の空き状況を確認するために階段を往復する必要性もなくなります。(笑)

 

今回はOffice365のリソース機能をご紹介いたしました。
少しは参考になりましたでしょうか?
日々の業務などを含めて悩みを持たれている方はぜひ、ご連絡ください。
okinawa@artisan.jp.net

 

また、以下のような勉強会も実施しておりますので都合がつく方はぜひご参加ください。
http://ptix.co/2aeNINP

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