中小企業のための IT 活用経営改善ブログ

アーティサン株式会社 沖縄支店から中小企業の皆さまへ、ITを活用し経営改善のヒントとなる情報を配信しています。

出張費や交通費の節約につなげる!!~Skypeの有効的な活用法~

time 2016/08/16

1週間あたり会議のために間接的に費やしている時間および費用はどれぐらいですか??

ここで「間接的に」とした理由としては「会議」そのものではなく、会議のために移動した時間や移動した交通費のことをお伝えしたくあえて明記いたしました。
私自身もそうでしたが、今までだと30分の会議のために1時間かけて会社へ戻ったり、時には東京や福岡へ出張したりと。。。。。

会議そのもののにかける時間も圧縮する必要はありますが、移動時間はかなりもったいない気がしております。
沖縄県の場合は車社会ということもあり、車で移動をされる方がほとんどではないかと思います。
そんな中車の運転中に本を読んだり、会議したりと車中の時間を有効利用することが難しいとも感じております。
※今後、車の自動運転機能が世の中に出回ると車中でどのようなサービスを提供するか?といったところがビジネスにもなると思いますが。。。

もちろん直接人と会い、顔と顔を合わせて会話をする必要もあります。
ただ、毎週の進捗会議やショート会議のために多くの時間をかけて移動することは少々もったいないと思いますので、今回は移動時間の削減、出張費用の削減につなげるための1つの方法として私自身も有効活用しておりますSkypeという道具をご紹介したいと思います。

 

Skypeとは無料で音声通話、ビデオ通話を行ったり、グループでビデオ通話を行ったり、簡単なメッセージ(チャット)を行ったりすることができるサービスとなります。
Office365にも含まれます。(一部エディションは除く)
https://www.skype.com/ja/

また、パソコンはもちろんスマートフォンやモバイル端末からでも利用することができますのでネット環境さえあれば、いつでも・どこでも会議室に早変わりします!!

なので今までだと会議のためにオフィスに戻っていたところをSkypeを利用することで戻らずに会議に参加することができます。

【Skype利用後の会議イメージ】
Skype1

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Skype2

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また、Skypeの機能として以下2つの便利機能があります。

■プレゼンス
→プレゼンスは以下の画像に黄緑色で表示されているもので、相手の状況を把握するための機能となります。
プレゼンスでは「取り込み中」、「一時退席中」などの状態もあります。
プレゼンスに関してはExchange Onlineの予定表とも連携し会議中であれば自動的に「取り込み中」となるため、相手に電話などせずに相手の状況が確認することができます。
プレゼンス プレゼンス2

■画面共有
→自分自身のパソコンで開いている画面やアプリケーションを相手の画面に映したり、相手に直接編集をしてもらいながら会議を行うこともできます。
どうでしたか??
Skypeを利用することで会議に費やしてしまう時間や費用を削減できそうな感じがしませんか??

ぜひ、会議を効率よく行いたい出張費、交通費を削減したいなどお悩みがございましたらぜひ、ご連絡ください。
okinawa@artisan.jp.net

 

また、効率化や業務改善につなげて頂けるように無料で勉強会も行っておりますのでお手隙の際に参加いただければと思います。

http://artisanokinawa.peatix.com

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