中小企業のための IT 活用経営改善ブログ

アーティサン株式会社 沖縄支店から中小企業の皆さまへ、ITを活用し経営改善のヒントとなる情報を配信しています。

業務の自動化で生産性アップ!~Flowを使って楽をしよう~

time 2016/09/01

こんにちは!

みなさんは仕事をもう少し楽にしたいなーと思ったことはありませんか?

最近は人工知能AI)、IoTディープラーニングロボティクスなどのキーワードが頻繁に飛び交うようになってきておりまた、RPAなどというキーワードも出てきております。

RPAとは「ロボティクス プロセス オートメーション」を略した言葉で、ロボットのように自動で作業を処理してくる仕組みを自分達で構築するための技術や仕組みなどを指します。

その足掛かりとなるのがマイクロソフトが提供している「Flow」です。

flow

 従来ですと何かシステムを作りたい、自動化したいとなるとプログラミングが必要となり結局コストをかけることができずシステム導入を見送ったりということで結果、業務が改善できないような状態もあったのではないかと思います。

例をあげると経費申請を行うためにシステムにデータを入力したが、最終的に総務や経理で処理をする際にも同じデータを入力したりと企業内で同じデータ・情報でも2重、3重の入力を行っているというのが現状ではないでしょうか?!

そこで今後、上記のような例で解決されていないデータ入力業務の改善を行うために「Flow」を利用するのです。

「Flow」とは何かといいますと
タスクや各種処理(プロセス)を自動化するための道具となります。

「Flow」では主に以下のようなことができます。

・通知を送る
・ファイルや情報の同期
・データの収集や整理

・承認処理の自動化

「Flow」の大きなメリットとしてはGUIベース(ノンプログラミング)で機能を実装することができます。

「Flow」ではあらかじめ部品が提供されているので部品をマウスで選択したり、ドラッグ&ドロップすることで仕組みを作ることができます。

また、既存のクラウドサービスへ接続するための口があらかじめ用意されていることやテンプレートがあらかじめ用意されていることが利用する上で大きなメリットにもなります。

では実際に簡単に「Flow」を利用した機能の実装方法を見ていきましょう!

今回はFacebookに投稿されたデータを自社のSharePointのリスト(データを格納するための器)に取り込むパターンでご紹介します。
まずはFlowを立ち上げます。
flow2
画面右上に表示されている「Create from template」を選択してください。
今回はあらかじめ用意されているテンプレートを活用してみます。
flow3
テンプレートの中から「Save updates from Facebook to a SharePoint List」を選択します。
flow4
選択したあとにFacebookのログイン情報やSharePointのログイン情報を入力した後にFacebookからデータを取り込んで格納するSharePointのリストを選択します。
flow5

設定はこれだけでOKです。あとは作成したFlowを保存して有効化するだけでFacebookに投稿された情報がSharePointに取り込まれます。
まだプレ版ではありますが今後の機能拡張、接続できるクラウドサービスの拡張などを考慮するといろいろと利用できる場面があるのではないでしょうか?

Facebookページを持つ企業も増えてきておりますが、Facebookに投稿された問合せ情報を社内のSharePoint上に取り込むことで管理を楽にすることなどもできるかと思います。
ということで今回は非常に簡単なFlowのご紹介を行ってみました。
ぜひ日々の業務などで自動化などに困っている場合は以下までお問い合わせください。
okinawa@artisan.jp.net

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