中小企業のための IT 活用経営改善ブログ

アーティサン株式会社 沖縄支店から中小企業の皆さまへ、ITを活用し経営改善のヒントとなる情報を配信しています。

会議の効率化を図るための方法

time 2016/11/03

皆さんは普段、1日のうち会議にどれぐらい時間を費やしておりますか??

会議は仕事を行っている方の多くの時間を拘束している業務の1つではないでしょうか??
なので少しでも効率よく会議を行うことで本業(本来、時間を費やすべき業務)へより多くの時間を割くことができると考えております。

今回は少しでも会議を効率よく行うための方法をご紹介させて頂きたいと思います。

 

■アジェンダを事前に共有
会議を行う上でアジェンダ、必要な資料を事前に配布することで会議の前までに参加者の考えなどを纏めておくことができますし、資料の配布者からの説明を省くことができますので効率アップを図ることができます。

 

■会議のゴールを明確にする
会議の目的やゴールを明確にすることで何を決めないといけないか?が参加者も認識することでゴールに向かって会議を効率よく進めることができます。

 

■報・連・相は事前に共有
案件の状況、予算の状況などに関しては会議の場で話すのではなく事前に共有し、会議の場では他の案件を進める上での課題解決方法などを共有、追いかける案件の決定などに時間を費やすことで、モノゴトを決定するための時間として会議を活用できます。

 

■時間を決めておく
会議の開始時間だけでなく終了時間も予め決定しておくことで、参加者が常に終了時間も意識し話が横にそれたりすることを防ぎ会議を効率よく行うことができます。
あとは、直接会議時間の短縮につながったりすることではありませんが時間を有効に使うということでSkypeなどのオンライン会議システムを利用することで今までは会議のために会社に戻ったり、会議のために県外へ出張されている方の時間やコストを削減することもできます。

 

ぜひ、Skypeに関してご興味のある方は以下までご連絡ください。
実際にSkypeの機能をご紹介したり活用方法の提案をさせて頂きます。
問合せ先:okinawa@artisan.jp.net

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