知識創造研究室 by CRM(xRM)

CRMリーディングカンパニーである アーティサン株式会社 CRM事業部 の最先端 CRM ブログです。

Dynamics 365 (CRM) を複数のSharePointサイトと連携

time 2017/05/02

みなさん、こんにちは。
いつも閲覧いただいている皆様、初めまして。

さて、今回はDynamics 365とSharePointの統合で、
意外と知られていない複数のSharePointサイトとの連携を紹介したいと思います。

ところで、Dynamics 365とSharePointが統合できることは、ご存知でしょうか?
知らなかった方のために、SharePoint 統合についてざっと説明したいと思います。

SharePoint 統合機能

Dynamics 365とSharePoint Server の統合により、Dynamics 365 のドキュメント管理機能を有効化することができます。
この機能を有効化することで、各レコードの添付ファイルを「メモ」に添付するのみでなく、Dynamics 365レコードからSharePoint へドキュメントの格納やSharePoint でのドキュメントの管理ができるようになります。
それにより、SharePoint のみを利用しているユーザーともドキュメントの共有が容易に行え、業務を効率的に行うことができます。
また、ドキュメント管理機能を有効にしたエンティティでは、SharePointに自動でレコード毎のフォルダを作成することもできます。

このように便利な機能ではあるのですが、多くの方ができないと思われていることがあります。
例えば、全社共有のSharePointサイトと営業部門だけのSharePointサイトが用意されているような場合、どちらのサイトとも紐づけるということです。
SharePoint統合を有効にし、そのまま利用している場合はレコードと紐づけられるのはどちらか1サイトだけになります。
どちらのサイトにもDynamics 365 からドキュメント管理を行いたいといった場合、次の様な工夫をすることで実現することができます。

複数のSharePoint サイトとの連携

複数のSharePoint サイトとの連携を行うために、2つのエンティティにレコードを追加します。
1つ目は、「SharePointサイト」エンティティで、Dynamics 365 と統合するSharePointサイトのURLを格納するエンティティです。
2つ目は、「SharePoint ドキュメントの場所」エンティティで、Dynamics 365のレコードとどのSharePointサイトを紐づけるのかを管理するためのエンティティです。

SharePointサイトエンティティには、SharePoint 統合機能を有効にすると、「既定のサイト」というレコードが追加されます。
今、「http://…../Common」というサイトが設定されているので、もう1サイト「http://…../Sales」を追加してみます。

「営業部門用」というレコードを追加しました。
次にSharePoint ドキュメントの場所を開き、レコードとSharePoint サイトを紐づけていきます。

「3Dプリンター」という営業案件に対して、「既定のサイト」と「営業部門用」の紐づけが作成できました。
これで、複数のSharePoint サイトとを連携するための設定は、完了です。

それでは、実際にレコードでどのようになっているかを見ていきます。

ファイルのパスや場所を開くボタンクリック時のメニューから、複数のSharePointサイトと連携できていることが確認できます。
また、ファイルアップロード時には、どちらにアップロードするかを選択できるようになっています。

以上、Dynamics 365 と複数のSharePointサイトとの連携でした。
Dynamics 365とSharePointを統合し、SharePointワークフローを使用することで、Dynamics 365で対応が難しいワークフロー処理を疎結合で行うことができるのでお勧めです。
ぜひ、活用してみてください。

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Yuki Kawachi

CRM事業部 ITコンサルティング部 マネージャーアーティサン株式会社
社会人1年目でDynamics CRM 4.0と出会い、各種Dynamics CRM の導入や立ち上げに携わる。
CRM導入の楽しさに魅了され、紆余曲折ありながらもDynamics CRM を専門に日々奮闘中。
営業部門向けやサポート部門向けの導入経験が多く、SFAやコールセンター向けの導入を得意としている。

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