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CRMリーディングカンパニーである アーティサン株式会社 CRM事業部 の最先端 CRM ブログです。

Dynamics 365 (Dynamics CRM) 業務プロセス フローのインポート

time 2017/12/17

みなさん、お久しぶりです。
めっきり寒くなりましたが、みなさん風邪などひかないように気を付けてくださいね。

さて、今回は、業務プロセス フローのインポートについて書いていきたいと思います。

業務プロセス フロー

業務プロセス フローは、Dynamics 365と日々触れている方であればお馴染みのものかと思いますが、こちらです。

この業務プロセス フローのステージの遷移は、通常の業務であれば、1レコードずつ進めるので問題ないかと思います。
しかし、初期データ移行時など既存データの場合、1レコードずつ開いて、ステージを進めるというのは非常に手間ではないでしょうか?

業務プロセス フローのインポート

実は、この業務プロセス フローのステージですが、Dynamics 365の標準機能であるデータインポートを使用して簡単に更新することができるのです。
インポートを試してみたけどうまくできなかったという方もいらっしゃるかと思いますが、少しだけコツがありますので、ぜひ再トライしていただければと思います。

インポートの準備

どのようなデータでもそうですが、インポートの準備が必要です。
業務プロセス フローのインポートに必要なものは、次のようなものです。

  • プロセス段階
    業務プロセス フローの各ステージのGUID
  • プロセス ステージ名やステージ カテゴリ
    業務プロセス フローの各ステージ名やカテゴリ名

実際にインポートに使用するデータは「プロセス段階」のみですが、GUIDだけではどのステージなのか分からないため、「プロセス ステージ名」や「ステージ カテゴリ」と合わせて準備をしておきます。

インポート

事前準備ができたところで、業務プロセス フローのインポートを行っていきたいと思います。
インポート手順は、次の通りです。
なお、今回は、レコードの更新の場合の手順を記載していきます。

  1. 更新対象のレコードを高度な検索などで抽出し、Excelにエクスポートする。
    ※この時に、「プロセス段階」(名前:stageid) という項目を列に必ず含めます。
  2. 手順 1. でエクスポートしたExcelファイルを開き、「プロセス段階」に対象ステージのGUIDを設定する。
  3. 手順 2. で作成したExcelファイルをインポートする。

ここで、重要なポイントが一つだけあります。
手順 2. で設定する対象ステージのGUIDは、ステージが1つずつ進むように設定する必要があります。
具体例で詳しく見ていきましょう。
今回例で使う業務プロセスフローのステージは、次のように定義されています。

  • 業務プロセスフローのステージ
    [特定] > [リサーチ] > [解決]
  • 各ステージのGUID
    [特定]:15322a8f-67b8-47fb-8763-13a28686c29d
    [リサーチ]:92a6721b-d465-4d36-aef7-e8822d7a5a6a
    [解決]:356ecd08-43c3-4585-ae94-6053984bc0a9

現在 [特定] というステージにあるレコードを [解決] というステージに進めたい場合、先ほどの手順 2. で「プロセス段階」に [解決] ステージのGUID(356ecd08-43c3-4585-ae94-6053984bc0a9)を設定されるのではないでしょうか。
その場合、インポートは問題なく行われますが、ステージが変わっていないという事象が発生します。

[解決] ステージへ遷移させたい場合、まず、一つ先の [リサーチ] ステージへ遷移させ、その後、[解決] ステージへ遷移させるということが必要となります。
そのために、前述の手順を次のように2回行う必要があります。

【1回目】

  • [リサーチ] ステージへステージを進める。
    前述の手順 2. で [リサーチ] ステージの GUID(92a6721b-d465-4d36-aef7-e8822d7a5a6a)を設定し、インポートする。

【2回目】

  • [解決] ステージへステージを進める。
    前述の手順 2. で [解決] ステージの GUID(356ecd08-43c3-4585-ae94-6053984bc0a9)を設定し、インポートする。

このようにインポートでステージの遷移を行う場合も1つずつしか進められないという制約があります。
しかし、初期データ移行時など大量データが対象となる場合は、非常に便利な方法です。
今まで変更できないと諦められていた方もぜひ本手順で試していただければと思います。

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Yuki Kawachi

CRM事業部 ITコンサルティング部 マネージャーアーティサン株式会社
社会人1年目でDynamics CRM 4.0と出会い、各種Dynamics CRM の導入や立ち上げに携わる。
CRM導入の楽しさに魅了され、紆余曲折ありながらもDynamics CRM を専門に日々奮闘中。
営業部門向けやサポート部門向けの導入経験が多く、SFAやコールセンター向けの導入を得意としている。

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