中小企業のための IT 活用経営改善ブログ

アーティサン株式会社 沖縄支店から中小企業の皆さまへ、ITを活用し経営改善のヒントとなる情報を配信しています。

IT活用 経営改善勉強会 第一回 Office 365全体概要

time 2016/06/19

さて、沖縄事業本部では、「IT活用 経営改善勉強会」として、マイクロソフトの各種製品やサービスを活用した、IT活用の勉強会を隔週で開催していくこととしました。

先日の18日(土)に、第一回目を勉強会を開催しましたので、その内容や様子をご紹介します。

勉強会の様子

勉強会の様子

初回は、マイクロソフトのOffice 365の全様についてご紹介させていただきました。

Office 365は、社内の様々な業務やコミュニケーション、情報の共有などを、効率化し、円滑にすることで、社員や組織の生産性の向上を支援するためのクラウドサービスです。
“Office“というと、WordやExcel、PowerPointといった、Windowsのパソコンにインストールして利用するアプリケーションの総称を思い出し、”Office 365”についても、その“Officeアプリケーション”の後継製品だと捉えている方も多いかと思います。その捉え方は、Office 365の捉え方の一つとして正しいのですが、Officeアプリケーションは、Office 365が提供する様々なアプリケーションやサービスの一部でしかありません。Office 365では、Officeアプリケーションに加えて、図1に表示されているような、様々なアプリケーションやサービスがセットになって提供されています。(*:提供されるアプリケーションやサービスは、Office 365のライセンスの種類によって異なります。)
つまり、Office 365は、Officeアプリケーションや様々なサービスのセット商品の商品名であり、ブランド名です。

Office 365アプリケーション

図1.Office 365で提供されるアプリケーション

Office 365を契約すると、WordやExcel、PowerPointなどを使って、様々な文書や資料を作成出来るようになりますし、メールや予定表、タスク(自分に割り当てられた仕事)の管理などが出来るようになります。また、OneDriveやSharePointを利用して、様々な電子ファイルや情報を保存、管理、共有、活用することが出来ます。
Office 365では、このように、一つ一つのアプリケーションやサービスを利用して、仕事を進めて行くことが出来ることはもちろんですが、その最大の特徴は、それぞれのアプリケーションやサービスが連携し、作成したファイルや入力したデータが、アプリケーションやサービス間、あるいは、他のユーザーと共有され、仕事を効率的に進めることが出来るようになるという点にあります。
例えば、メールや予定表、インスタントメッセージツールの連携例として、メールをやり取りしている相手の状態(予定表に会議が入っていて、今会議中なのか?あるいは、特に予定はなく、すぐに連絡が取れる状態なのか?など。プレゼンス情報と呼ぶ。)が、予定表の情報やPCの操作の状況などから取得され、図2-1と図2-2のように、メールの送信者の表示欄で、プレゼンス情報が一目で判断出来るようになっています。

プレゼンス1

図2-1 緑のライン・連絡可能

 

プレゼンス2

図2-2 赤いライン・取り込み中、会議中

このプレゼンス情報を活用することで、メールの受信者は、メールの内容について、すぐに相手に確認したい場合、メールで返信するのではなく、インスタントメッセージでスピーディーにチャットで確認したり、相手が会議中の場合は、電話を掛けたり、インスタントメッセージで呼びかけたりするのではなく、メールで要件を送信しておくなど、相手の状態に応じて、適切なコミュニケーション手段を瞬時に判断し連絡を取ることが出来ます。
これは、電話を掛けたけど、相手が不在で、何度も電話を掛け直すといったような、時間の無駄を省くことにつながります。
また、複数人での会議の日程を調整する場合、会議に参加してほしいユーザーの予定表を1画面上に重ねて表示し、各自の予定の空いている時間帯を瞬時に確認し、その画面上から、会議出席依頼をメールで一括送信し、各自の予定表に、会議の予定を仮の日程として自動で設定することで、これまで会議の日程調整にかかっていた無駄な時間を省き、スピーディーに仕事を進めて行くことが出来ます。

このように、各ツール間で保持している情報を連携させることで、これまで当たり前のように費やしていた業務上の無駄な時間を極力省いていくことで、時間を有効に活用し、生産性を高めていこうという思想が、Office 365の根底にはあります。
それに加えて、情報の共有を推進することで従業員の能力や組織の能力を全体的に底上げし、組織力を強化することで、機会損失を防いだり、新しい価値を生み出したりすることも、Offfice 365の思想の一つです。

その考えを1つの形として表現したツールがOffice Delveというツールです。
Office Delveでは、SharePointやOneDrive for Business、Office Video、Yammerといった、Office 365で提供されているツールの中に保存された情報で、利用者が頻繁にアクセスしている情報が、自動的に抽出されて、Delveの利用者の画面上にカード形式で表示されます。利用者は、表示されているカードに自由にタグをつけて情報を独自に分類したり、他の利用者のDelveの画面にアクセスし、同僚が頻繁にアクセスしている情報を確認したりすることが出来ます。

・Office Delve
・Office Delve とは
・Office Delve – 必要な情報を、必要なタイミングで入手

これは、利用者の視点で情報を整理しつつ、他の利用者の共有知を活用し、組織の能力を全体的に底上げすることにつながります。例えば、このDelveで整理、共有されている情報が、商品のカタログ情報と想定すると、次のような使い方が出来ます。

Aさんは、外回りの多い営業マンで、自社の様々な商品のカタログをDelveのタグの機能を利用し、独自の分類でカタログを整理して、タブレット端末のDelveの画面を見せながら、お客様に商品の説明をしています。
あるとき、お客様訪問をしているAさんは、日ごろ問い合わせを受けることが少ない、ニッチな商品Xに関して、突然質問を受けました。
Aさんは、商品Xが問い合わせの少ない商品であったため、Delveでカタログ情報を整理していませんでした。でも、そのときAさんは慌てません。Aさんは、商品Xの担当者がBさんであることを知っています。そこで、Aさんは、Delveの画面上で、Bさんをクリックしてみました。すると、やはり、Bさんは、商品Xのカタログ情報をDelve上で整理し、共有していました。Aさんは、すかさず、Bさんが整理していた商品Xのカタログ情報にアクセスし、お客様へ商品について説明し、その場で商品Xの注文をいただくことが出来ました。

これは、Delveの活用例の一つですが、Office 365の思想の一つである、共有知による組織力の向上の具体例として非常にわかりやすいケースだと言えます。
この様な情報と情報、情報と人、人と人をつなぐことで、組織力を全体的に向上させようという思想がOffice 365にはあります。

ところで、Office 365の利用者数の最も大きな企業の一つに、トヨタ自動車があります。

・トヨタ自動車、全世界20万人向けの情報基盤をMicrosoft製品で刷新へ

トヨタ自動車は、ご存知の通り、かんばんシステムや改善活動に代表されるように、企業内の無駄を徹底的に省くことを、利益確保のための一つの取り組みとして推進している企業です。そのトヨタ自動車がOffice 365を導入したいくつかの理由は、現場の業務のスピードアップと、無駄な時間の削減、そして、共有知による組織力の向上に他なりません。
トヨタ自動車のような企業が利用しているツールと同じものを、中小企業のお客様でも比較的手ごろに使い始めることが出来るツール、それがOffice 365の一つの魅力です。

と、このようなことを、第一回目の勉強会ではお話させていただきました。
他にも、iOSやAndroid向けに提供されているアプリケーションについてもご紹介させていただきましたが、それについては、次回の投稿で触れたいと思います。

次の勉強会は、2016年7月2日10:00~12:00、SharePointについて深くご紹介していきます。
参加の登録はこちらから。
Skype for Businessを利用して、遠隔地からの参加も可能です。
多くの方の参加をお待ちしております。

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