中小企業のための IT 活用経営改善ブログ

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中小企業の経営につなげるクラウド導入~Office365で社員満足度向上~

time 2016/08/05

こんにちは!!

普段、事務処理などにどれぐらいの時間を費やしておりますでしょうか??
メール確認や返信、経費精算、日報、出張報告書、勤怠表作成など。

1日約8時間の勤務時間のうちどれぐらい事務処理に時間を費やしているか?を把握されている人は少ないと思います。
ただ、日々事務処理に時間を奪われていると感じている方は大勢いらっしゃるのではないかと思います。
私もその一人でした。(笑)
ただ、私の場合は県内のシステムインテグレータ企業からクラウド製品を扱う企業へ転職し、クラウドを利用しどこからでも仕事ができるような環境で働くことで、その悩みのいくつかは解消されたと実感しております。

実際の事務処理等に関するアンケート結果が以下です。
本業以外の時間

株式会社うるる調べ「中小企業のクラウドソーシング利用に関する意識調査」より

上記アンケートからもわかるように事務処理などの生産性を高める必要性を感じている方が多いです。

事務処理の負担軽減や生産性を高めるため、別途サーバを用意してセキュリティを高めてどこからでもアクセスして仕事ができるような環境をオンプレミスで構築することも可能です。
しかし、コストや時間がかかります。ここでいうコストは実際のシステム導入にかかわるコストのみだけでなく、導入関わる人の消費する時間に対するコストも含みます。

幸い私の勤めるIT業界ではオンプレミスと呼ばれる自分達でサーバーと呼ばれる機械を購入するタイプから、クラウドと呼ばれる機械を用意せずにすぐにアプリケーションやサービスを利用できるタイプへ移行しつつあります。

移行する背景から読み取れることとしては余計なことに時間およびコストはかけたくないという思いも隠れているように思えます。

今までのシステム導入だと企画・検討・比較・導入・教育・運用などのステップを経て半年~1年もしくはそれ以上の期間を要してシステム導入を行ってきていたのが事実ではないでしょうか?

時代がゆっくり進み変化もゆっくりであれば問題ないかと思いますが、昨今は変化が激しいです。
そんな変化の激しいなかシステム導入に1年、2年かけるのは非常にもったいないです。(※業務によりそうせざるえないものも中にはあります。)

 

そこでスピード感を持って導入する際の選択肢として「クラウド」があります。

数あるクラウド製品の中でも今回は「Office365」をご紹介いたします。
まずOffice365がどのような製品・サービスかといいますとワード、エクセルなど通常Officeと呼ばれている製品に以下のサービスが追加されたセット商品になります。(某ファーストフードの××セットみたいなイメージで考えて頂ければと思います)

・情報共有を行うためのサービス(簡易データベース的な利用もできます)
・メールやスケジュール管理を行うためのサービス
・オンライン会議を行うためのサービス

大きく4つのサービスからなります。

 

なぜ、今回「Office365」の紹介かといいますと昨今「ワークライフバランス」「在宅勤務」「テレワーク」などのキーワードがいたるところで見受けられるようになったと感じているからです。

特に企業としては社員が働きやすい環境づくりを今のうちから整備しなければ社員が残らないと考えている経営者の方も多くいるのではないでしょうか??
なぜかというと人口減少が進む日本ではどの業界でも人材が足りない状態が将来的に起き、各企業が人材確保に走ると考えているからです。
※これはあくまで私の考えです。

「Office365」と「働く環境」がどのように結びつくかといいますと
Office365はパソコンだけでなく、iPhone、Android、iPadなどからも利用できますし、クラウドなので会社外からアクセスすることも可能です。
端末があればどこでも働く場所に変化させることがOffice365では可能です!

・社外から見積を作成して社内承認を得たり
・社外から営業会議に参加したり
・社外から各種申請を行ったり
・社外にいる上長へチャットでコミュニケーションを行ったり

そのほかにOffice365のメリットとしては以下のようなことがあげられます。
・Officeの資産管理から解放される
・常に最新のOfficeを利用できる
・1ユーザあたり5台のパソコンに導入できる
・1ユーザあたりiPad、iPhoneも10台まで利用できる
・古いバージョンと共存できる

結果として生産性を高め、社員の満足度を高めることができると感じております。
Office365だけでなく、マイクロソフト製品に関する勉強会も行っておりますのでお気軽に以下覗いてみてください。

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