知識創造研究室 by CRM(xRM)

CRMリーディングカンパニーである アーティサン株式会社 CRM事業部 の最先端 CRM ブログです。

Dynamics 365 データインポートのコツ

time 2017/06/16

みなさん、こんにちは。

Dynamics 365には、標準でデータインポート機能が用意されていることは、ご存知だと思います。
では、そのデータインポート機能をうまく使いこなせているでしょうか?
検索フィールドのインポートや「”」が含まれている場合など、インポートで苦労されている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Dynamics 365 データインポートのコツということで、私が良く問合せを受ける内容と解決方法を紹介したいと思います。

ダブルクォーテーション(”)を含む文字列のインポート

まずは、ダブルクォーテーションを含む文字列が1行テキストのフィールドなどに設定されている場合です。
Excelなどを使用し、うまくCSVファイルが作成できた場合は、問題なくインポートできるのですが、テキストエディタで編集を行うなどをした場合には、データの区切り文字もダブルクォーテーションとなっており、列数に不整合がでてしまいます。
このような時にうまくインポートする方法ですが、CSV形式の記述規則に従い、ダブルクォーテーションを重ねて記述するとうまくインポートを行うことができます。(「””」という記述イメージです。)

作成日のインポート

次に、作成日のインポートについてです。例えば、サポート案件などのエンティティで問合せ日時に作成日を使用されていた場合には、データインポートを行った日時ではない日時を作成日として設定するのではないでしょうか?
作成日は、既定ではレコードを登録した日時が設定されるため、異なる日時が設定できないと思われている方も多くいます。
しかし、作成日は、インポートできるのです。
作成日を含んだファイルをインポートすると下図のように作成日がマッピングされます。そして、ファイルに設定されている作成日がレコードにも設定されるようになります。

検索フィールドのインポート

最後に検索フィールドのインポートについてです。
よく見るエラーとして「重複する参照が検出されました」ではないでしょうか。
このエラーは、検索フィールドを設定する際にキー値が重複していることにより、紐づけるレコードを特定できないために発生するものです。
Dynamics 365の既定では、データインポート時に検索フィールドの値は、「名前」(プライマリー項目)と主キー(GUID)をキーとして紐づけるようになっています。

この事象の対応方法としては、他の項目で一意に特定できないかを検討することです。
他の項目で一意にできるのであれば、下図のように虫眼鏡アイコンをクリックし、キーとなる項目を変更する必要があります。
※今回の例では、「名前」や「主キー」となっていたものを「コード」という項目に変更しています。

本対応を行うことで、検索フィールドも一意になる項目さえあれば、問題なくデータインポートが行えるようになります。

データインポート機能はデータ移行や日常の業務でも活躍する非常に便利な機能です。
今回紹介させていただいたコツを参考にどんどん活用していってください。

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Yuki Kawachi

CRM事業部 ITコンサルティング部 シニアマネージャーアーティサン株式会社
社会人1年目でDynamics CRM 4.0と出会い、各種Dynamics CRM の導入や立ち上げに携わる。
CRM導入の楽しさに魅了され、紆余曲折ありながらもDynamics CRM を専門に日々奮闘中。
営業部門向けやサポート部門向けの導入経験が多く、SFAやコールセンター向けの導入を得意としている。

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