知識創造研究室 by CRM(xRM)

CRMリーディングカンパニーである アーティサン株式会社 CRM事業部 の最先端 CRM ブログです。

Dynamics 365(Dynamics CRM)ドキュメントの場所の名前を自動で設定

time 2017/09/22

みなさん、こんにちは。

今回は、私が先日受けた問合せの内容からノンコーディングでできる解決方法までをご紹介していきます。
先日受けた問合せですが、以下のようなものでした。

Dynamics 365のドキュメント管理設定(SharePoint連携)をマルチサイトで行っているが、ドキュメントの場所の名前をユーザーに自由につけられるとどのサイトと紐づいているかが分かりにくい。
サイト名と同じ名前を設定させたいが、場所の追加ダイアログ画面ではサイト名部分のコピー&ペーストが難しいので、自動化できないか。

実現したいこと

さて、この問合せですが、どこの画面の話かと言うと次の画面のことです。

この画面の場合、「場所1」と表示されている「表示名」の値に「既定のサイト」とリンクで表示されている名前をコピー&ペーストまたは手入力で設定させたいが、自動化できないかということです。

標準のしかもダイアログ画面での話です。
これできないのでは?と思われた方も多いかと思いますが、実はできます。

ドキュメントの場所の名前を自動設定

Dynamics 365では、ダイアログ画面で「場所の追加」を行った際に、「SharePoint ドキュメントの場所」というエンティティにレコードを作成しています。
そこで、ノンコーディングで実現する方法として、ワークフローを使用することがおすすめです。
実際のワークフローの設定は、次の通りです。

ドキュメントの場所レコードの作成時に、作成されたドキュメントの場所レコードを更新します。

名前にSharePointサイトの名前が設定されるように定義します。
※ドキュメントライブラリ、フォルダの階層や設定したい名前により、任意で設定してください。

それでは、設定したワークフローの動作を見ていきます。

今回は、Sampleという名のSharePointサイトを設定します。
また、表示名は、自動設定されるため、既定値のままで保存します。

場所を開くから表示名を確認すると、先ほど設定したSharePointサイト名と同じ名前のSampleという名前で表示されていることが分かります。

このようにDynamics 365の標準で表示されるダイアログ画面などで登録するものは、自動設定等行えないように思われがちですが、どのエンティティのレコードを作成するのかということが分かると100%満たせる方法ではなくとも便利にすることができます。
標準画面だからという理由でカスタマイズを諦めずに色々と試していただければと思います。
ただし、過度の作り込みは行わないように注意してください。

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Yuki Kawachi

CRM事業部 ITコンサルティング部 シニアマネージャーアーティサン株式会社
社会人1年目でDynamics CRM 4.0と出会い、各種Dynamics CRM の導入や立ち上げに携わる。
CRM導入の楽しさに魅了され、紆余曲折ありながらもDynamics CRM を専門に日々奮闘中。
営業部門向けやサポート部門向けの導入経験が多く、SFAやコールセンター向けの導入を得意としている。

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