この記事では明光教育研究所の竹花様に、導入前の課題やアーティサンを選定いただいた理由、導入後の変化などについてお話を伺いました。
URL：http://www.meiko-zaidan.jp/

事業内容

公益財団法人として、日本全国の児童・生徒・学生を対象とした奨学金の給付を行う、公益事業を行っております。

導入前の課題を教えてください

• 給付申込用紙一式の資料をまとめるのに時間がかかる
• リモートワークができない状況

常勤職員として奨学金の給付申込受付、給付審査対応などの実務に対応しています。
紙で申込受付をしていた頃は毎年500～1,000通ほどの申込書の開封作業や仕分け、必要条件を満たしているか確認、必要条件を満たしているか確認、書類のデータ化、審査用の資料作成、審査結果まとめ、採用結果通知などの実務をすべて手作業で行っていました。
平時の常勤職員は実質私1人ですが、申込の繁忙期になれば非常勤職員7、8人の協力を得ながら実務を行っておりました。
しかし、量が膨大であるため、すべての実務処理に2か月以上かかっていました。
さらに、新型コロナウイルス感染拡大も重なり、感染防止を図りながら従来の実務を継続することが困難になってしまいました。
上記の問題点を解決するため、今まで手作業で行っていた業務をシステム化することに決めました。
また、業務ロジックが複雑であるためシステム会社に開発を任せることが現実的ではないと判断し、内製化を決意しました。

アーティサンのサービスを導入した決め手を教えてください

DXサービスを提供している事業者やプランを調べていましたが、エンタープライズ向けの高額な費用が必要なサービスが多く、適切な費用対効果を得ることができないのではないのかと危惧していました。

そのような中で、アーティサンは「時間に対して費用が発生する」というサービス形態であり、なおかつ「幅広く相談ができる」「こまかな相談事でも助けてくれる」という内容でしたので、費用対効果の高いサービスが受けられるのではないかと思い、アーティサンのサービスを導入することに決めました。

サービスを活用した成果について教えてください

最初は、Microsoft 365を導入することから始めました。
また、SharePoint・Power Apps・Power Automate・Power Automate Desktopなどのツールの使い方がまったくわからない中で、各ツールの使用方法や各ツールでできること・できないことをピンポイントで相談できました。
その結果、今まで手動で行っていた業務の多くを自身の力でシステム化することに成功し、なんと今までは2か月以上かけていた業務内容を20時間に短縮できました！！

今後の展望

アーティサンのサービスを利用したことで、自組織の業務に合わせたシステムを効率的に開発できました。
今後は、現状システムの機能拡張や他業務のシステム化（請求書や承認フローの電子化）などを進めていきたいと思っています。
引き続きアーティサンのサービスを利用していきたいです。