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Power Platform
2022.02.23

SharePointのビューに擬似的なアクセス制限をかける方法(2)

こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱(ことね)です。

SharePointリストは、簡易的なデータベースとして非常に使いやすいですよね。

実際、弊社が支援させていただいているお客様の多くは、SharePointリストを用いて社内のデータを管理しています。
そのようなお客様から、「ビュー毎にアクセス制限をかけたい」という要望を伺うことがあります。
しかし、SharePointの「ビュー」は固有のアクセス権を付与することはできません。

そこで今回は、対象ユーザーの設定やアクセス許可レベルを利用することで、SharePointのビューに擬似的なアクセス制限をかける方法についてお伝えします。

SharePointを管理している方に向けた記事となっております。
前回は、ビューを作成し、アクセス許可レベルを割り当てるところまでを説明しました。

前回の記事は以下を参照してください。
SharePointのビューに擬似的なアクセス制限をかける方法(1)

今回は、サイトナビゲーションを作成し、対象のユーザーしか特定のビューを閲覧できないように設定していきます。

 

設定

設定手順

前回のブログでは、「アクセス許可レベルを割り当てる」までが完了しました。
今回は「サイドナビゲーションを作成する」からお伝えしていきます。

 

サイトナビゲーションを作成する

2種類のビューに対応するサイト ナビゲーションを作成します。
作成する際には、サイト ナビゲーションの対象ユーザー設定の有効化オンにし、以下設定をしてください。

すべての申請:管理者のグループを追加

自分の申請:管理者・一般ユーザのグループを追加

SharePointリストのサイト ナビゲーション
SharePointリストのサイト ナビゲーション

この設定により、管理者はサイト ナビゲーションにすべての申請自分の申請が表示されます。

一方、一般ユーザは自分の申請のみ表示されるようになります。

 

ビューを非表示にする

最後に、ビューの遷移を不可とするため、ビューの選択画面内に各ビューが表示されないようにします。
この設定は、PowerShellにて実施します。

PnP PowerShellを用いますので、事前にインストールする必要があります。

詳細については、以下をご参考にしてください。

SharePoint サイトのデザイン – PnP PowerShell コマンドレット

入力するコマンドは以下です。

# ログイン
# Connect-PnPOnline -Url https://xxx.sharepoint.com/sites/<サイト名>
Connect-PnPOnline -Url https://xxx.sharepoint.com/sites/samplesite

# リスト内のビュー一覧の取得
# Get-PnPView -List "<リスト名>"
Get-PnPView -List "ビューテスト"

# ビューを非表示にする
# Set-PnPView -List "<リスト名>" -Identity "<ビュー名>" -Values @{Hidden = $true }
Set-PnPView -List "ビューテスト" -Identity "自分の申請" -Values @{Hidden = $true }
Set-PnPView -List "ビューテスト" -Identity "すべての申請" -Values @{Hidden = $true }

この設定により、ビューの選択画面内に各ビューが表示されなくなりました。

SharePointリストのビューを非表示にする
SharePointリストのビューを非表示にする

 

結果確認

それでは、設定した結果を確認しましょう。

まずは、管理者でログインした際の挙動です。
サイト ナビゲーションに「すべての申請」「自分の申請」が表示されています。

「すべての申請」ビューを確認すると、すべてのデータに関して閲覧・編集ができることがわかります。

管理者の画面_すべての申請
管理者の画面_すべての申請

続いて、一般ユーザでログインした際の挙動を確認しましょう。
サイト ナビゲーションには、自分の申請のみが表示されています。

「自分の申請」ビューを確認すると、ログインユーザが申請列に格納されているデータに関してのみ閲覧・編集ができることがわかります。
また、リスト選択画面をクリックすると、すべての申請ビューを選択できない、かつ個人用ビューが作成できないことも確認できました。

一般ユーザの画面_自分の申請
一般ユーザの画面_自分の申請

 

注意事項

上記で設定は完了ですが、本設定あくまで「擬似的に」アクセス権限をかけているだけなので、
「すべての申請」ビューのURLを知っていると、アクセスできてしまうという欠点があります。

許可されているビュー以外を一般ユーザが表示することを必ず禁止したい場合は、Power Appsにて実装することを推奨いたします。

 

まとめ

本記事では、SharePointのビューに擬似的なアクセス制限をかける方法について説明しました。

ビューには固有のアクセス権限を付与することはできませんので、このような要望が発生した場合は、まずはPower Appsにて実装することを推奨いたします。
ただし、Power Appsのライセンスを持っていない場合もあると思います。
このような方にとって、今回ご紹介した内容が1つの代替策となりますと幸いです。

ここまで読んでくださり、ありがとうございます。

 

 

 

弊社ではPower Platform(Power AppsやPower Automateなど)を用いてお客様の業務を自動化するご支援を数多く承っております。

業務の中で、「普段手動でやっている業務を自動化できないか」というような疑問がある場合には、お気軽にアーティサン株式会社までお問い合わせください。

Power Platform(SharePoint・Power Apps・Power Automate)に関する営業活動や設計、開発などを担当:小刀稱知哉

小刀稱知哉

大分県出身(温泉大好き♥♥)、現在は東京都在住

1990年4月9日生まれ

30才にしてメーカーの技術営業からIT業界にジョブチェンジ!!!

趣味は読書

Power Platform(SharePoint・Power Apps・Power Automate)に関する営業活動や設計、開発などを担当しております!

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