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Power Platform
2022.01.14

Power AutomateでExcelからSharePointへ値を転記する際の対応方針(1):Excelのテーブル編

こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱(ことね)です。

Power Automateを用いて業務を自動化していく中で、Excelに入力した値をデータベース化したいと思ったことはありませんか?

本連載ではPower Automateを用いて、Excelに入力されたデータをSharePointへ値を転記する際の対応方針についてお伝えします。
これにより、Excelに入力された値を、SharePointにてデータベース化することができます。

内容としては、既にPower Automateでフローを作成したことがある方に向けた記事です。
また、少々コーディングの知識も必要となります。

Power Automate初心者の方は、以下の記事も参考にしてください。

 

今回やりたいこと

初めに、今回やりたいことについて説明します。

Excelファイル内に氏名・メールアドレス・申請内容が入力されています。

【Power AutomateでExcelからSharePointへ】Excelファイルの値
Excelファイルの値

SharePoint ドキュメントライブラリのメタデータに各値を転記します。

【Power AutomateでExcelからSharePointへ】転記した結果
転記した結果

 

ExcelからSharePointへ値を転記する際の対応方針

ExcelからSharePointへ値を転記する際には、Power Automateと以下の方法を組み合わせた2パターンが考えられます。

  • Excelファイル内のテーブルを用いる

  • Office スクリプトを用いる

それぞれの方針について説明します。
(「Office スクリプトを用いる」方法については、次回の記事で紹介します。)

 

Excelファイル内のテーブルを用いる

Excelに新しくテーブルを作成し、その値を転記する方法です。
この方法は、コーディングの知識がなくても構築できます。

Power Automateでは、Excelデータのセルを指定し取得することはできません。
その代わり、テーブル内の値を値を取得することが可能です。

よって、先程のExcelファイルをテーブルにすればよいのですが、その場合ユーザーにとっては入力しづらくなってしまいます。

対応策として、別シートにテーブルを作成し、その値をPower Automateから取得します。

手順としては以下です。

 

(1)Excelのセル名を変更

入力項目となっている各セル(上記ExcelのC2・C4・C6)のセル名を変更します。
固有のセル名を付与することで、列や行を追加しても、値を参照することができるようになります。

今回は以下のように修正しました。

C2セル:Name

C4セル:MailAddress

C6セル:Contents

【Power AutomateでExcelからSharePointへ】セル名の変更
セル名の変更

 

(2)Excelの別シートにテーブルを作成し、値を転記

Excelに新しいシート(今回は「テーブル」シート)を追加し、新しいテーブル(applyTable)を作成します。
また、テーブルの2行目に、「申請書」シートから各値を転記するよう数式を追加します。

【Power AutomateでExcelからSharePointへ】新しいテーブル
新しいテーブル

その後、「テーブル」シートを他の人が編集できないよう、シートを保護します。
詳細な手順については、以下のURLを参照してください。
Microsoft:ワークシートを保護する

以上で、Excelの作成は完了です。

SharePointのドキュメントライブラリにExcelを保存しましょう。

 

(3)Power Automateにてテーブルの情報を取得、SharePointへ転記

表内に存在する行を一覧表示アクションを用いて、テーブルの値を取得します。
その後、ファイルのプロパティの更新アクションにて、SharePointへ値を転記しています。

「表内に存在する行を一覧表示」アクションは「配列」という複数のデータをひとまとめにした形式となっています。
よって、「ファイルのプロパティの更新」アクションは、配列中のデータを1行ずつ取り出して処理する「Apply to each」アクションで囲われています。

ただし、今回はテーブルの行数は必ず1行であることが明確となっているため、first()関数を用いて、
Apply to eachアクションを回避することも可能です。

詳細については、以下記事を参考にしてください。

 

実行結果

それでは作成したフローを実行しましょう。
保存しているExcelファイルの横にある三点リーダーから自動化作成したフロー名をクリックすることで実行できます。

【Power AutomateでExcelからSharePointへ】Power Automateの実行
Power Automateの実行

SharePoint ドキュメントライブラリをご覧いただき、Excelの各値が転記されていることを確認してください。

 

さいごに

本記事ではPower Appsを用いることなく、ExcelからSharePointへ値を転記する際の方法として、「Excelファイル内のテーブルを用いる」方法について説明しました。

次回は、「Officeスクリプトを用いる」方法について説明します。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

 

 

 

 

弊社ではPower Platform(Power AppsやPower Automateなど)を用いてお客様の業務を自動化するご支援を数多く承っております。

業務の中で、「普段手動でやっている業務を自動化できないか」というような疑問がある場合には、お気軽にアーティサン株式会社までお問い合わせください。

Power Platform(SharePoint・Power Apps・Power Automate)に関する営業活動や設計、開発などを担当:小刀稱知哉

小刀稱知哉

大分県出身(温泉大好き♥♥)、現在は東京都在住

1990年4月9日生まれ

30才にしてメーカーの技術営業からIT業界にジョブチェンジ!!!

趣味は読書

Power Platform(SharePoint・Power Apps・Power Automate)に関する営業活動や設計、開発などを担当しております!

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