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Power Platform
2021.06.23

【Power AutomateでExcelデータをSharePointにインポートするために考えること 第1回】4つのシーンごとに手法を比較、その最適解とは?

【Power AutomateでExcelデータをSharePointにインポートするために考えること 第1回】4つのシーンごとに手法を比較、その最適解とは?

こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱(ことね)です。

最近お客様との会話の中で、”Power Platform”系の話題が多く上がります。特にPower Apps と Power Automate について、実際どのように活用できるのか?といったことに関心が集まっているように感じます。

そこで今回は、Power Platformの中でも Power Automate について、できることを深堀してその便利な使い方について解説していきたいと思います。お題は「Power Automateを使ってExcelのデータをSharePointリストにインポートする方法」についてです。ぜひ最後までお付き合いください。

SharePointリストへインポートする手法の比較

なぜPower Automateを使うのでしょうか?
それにはまず、SharePointの標準機能ならではの制約があることを知っておかなければなりません。

SharePointの標準機能を使い、ExcelのデータをSharePointリストにインポートするには、新規でリストを作成する場合、あるいは既存のリスト内にデータが存在しない場合に限るという制約があるのです。

そのためこの制約に関わらず、Excelデータをインポートするには、SharePointの外部プログラムやサービスを利用する必要があります。そこで利用できる外部のプログラムとして選択肢となるのがPower Automateというわけです。

Power Automateを使わずに、ExcelのデータをSharePointに転記する主な手法

ExcelのデータをSharePointに転記するには、主に以下の手法があります。

  • 初回のみ可能

① 全選択でコピー

全選択したExcelの表をグリッドビューでコピペします。この際コピー元とコピー先で値と列形式が一致している必要があります。

② Excelを基にリスト作成

リスト作成時にExcelのテーブルを基に列を作成します。この際20,000行までのデータはインポートすることができます。本記事の投稿時点では、行数が膨大な場合にはリストを作成できない事象が発生することがあります。

Power Automate、またはそれ以外のプログラムを使った手法

  • 二回目以降も可能 

① PowerShellやC#等のプログラム処理

 オンプレ時代からよくリクエストされる処理ですが、SharePoint固有のお作法が多々求められます。

② Power Automate、Logic Apps等のローコード製品

 コーディングを伴わず、GUIの操作のみで処理を作成してインポートします。

 

Power Automateを使った場合とそれ以外のメリット・デメリット

Power Automateを使用した場合とそれ以外の方法でのメリット・デメリットを一覧で比較してみます。

 

   手法     メリット  デメリット 
初回のみ コピペ  ・手軽にできる(少量データに限定)  ・操作にコツがある
・時間がかかる
・表示し続ける必要がある
リスト作成 ・GUIに従って作成できる
・構築時に便利
・列数が多いなどで作成できないことがある
2回目以降 プログラム ・ナレッジが多い ・プログラムおよびSharePoint固有の知識が必要
Power Automate ・手軽にできる
・再利用しやすい
・インポートに時間がかかる(約10分/5,000行)
・Power Automateへの慣れが必要

※弊社Microsoft 365(E3)環境による検証データ

それぞれのシチュエーションによって一長一短があります。例えば日常的に行う作業であれば、できる限り自動化してミスや作業時間を減らすことを考慮する必要があります。

SharePoint標準のプログラミングには独特のお作法があるため、プログラム知識のない方や、多少の知識があっても実践経験が少ない場合にはハードルが高いのが現実です。

そこで、これまでに挙げた制約やメリットなどを考慮して、最適な選択肢の一つとなるのがPower Automateによる自動化です。本ブログでは「Power Automateを使ってExcelのデータをSharePointリストへインポートする方法」について、これから数回に渡って解説していきたいと思います。

実際にフローを作成しながら、陥りやすい問題や注意するべきポイントについて分かり易く説明していきます。このブログをご覧になって実際にPower Automateを作成していくことで、誰でもお題を実現できるようになる内容となっています。

次回以降では実際にPower Automateを作成しながら、注意が必要な点を中心にお伝えしていきます!

 

【このシリーズの過去回一覧】

 

Power Platform(SharePoint・Power Apps・Power Automate)に関する営業活動や設計、開発などを担当:小刀稱知哉

小刀稱知哉

大分県出身(温泉大好き♥♥)、現在は東京都在住

1990年4月9日生まれ

30才にしてメーカーの技術営業からIT業界にジョブチェンジ!!!

趣味は読書

Power Platform(SharePoint・Power Apps・Power Automate)に関する営業活動や設計、開発などを担当しております!

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