技術情報ブログ
Power Platform
2021.06.23

Power AutomateでExcelデータをSharePointにインポートするために考えること(第1回)

インポート手法の比較

こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱(ことね)です。

お客様との会話の中で、「ExcelのデータをSharePointリストにインポートしたい」という話をよく伺います。実は標準機能では、データがない状態やリスト作成時しか、ExcelのデータをSharePointにインポートできないのです。

データの有無に関わらずインポートするには、SharePoint外部のプログラムやサービスを利用する必要があります。そこで、今回はインポートの手法について比較してみました。

 

ExcelのデータをSharePointにインポートする主な手法

ExcelのデータをSharePointにインポートするには、主に以下の手法があります。

  1. 初回のみ可能

① 全選択でコピー

 全選択したExcelの表をグリッドビューでコピペします。この際コピー元とコピー先で値と列形式が一致している必要があります。

※画面に表示されていない行に対してはPOSTされないので、都度スクロールしてPOSTが行われるようにする必要があります。

② Excelを基にリスト作成

 リスト作成時にExcelのテーブルを基に列を作成します。この際データもインポートされ、20,000行まで対応していますが、本記事の投稿時点では、あまりにも列数が多すぎる場合に、リストを作成できないことがあります。

  1. 二回目以降も可能 

① PowerShellやC#等のプログラム処理

 オンプレ時代からよくリクエストされる処理ですが、SharePoint固有のお作法が多々求められます。

② Power AutomateやLogic Apps等のローコード製品

 コーディングを伴わず、GUIの操作のみで処理を作成してインポートします。インポートのパフォーマンスはPower AutomateやSharePointに依存します。 Power Automateについては以下をご参照ください。

Power Automate に関する入門情報(Microsoft)

 

メリット・デメリット

メリット・デメリットを整理すると以下のようになります。

 

   手法     メリット  デメリット 
初回のみ コピペ  ・手軽にできる(少量データに限定)  ・操作にコツがある
・時間がかかる
・表示し続ける必要がある
リスト作成 ・GUIに従って作成できる
・構築時に便利
・列数が多いなどで作成できないことがある
2回目以降 プログラム ・ナレッジが多い ・プログラムおよびSharePoint固有の知識が必要
ローコード ・手軽にできる
・再利用しやすい
・インポートに時間がかかる(約10分/5,000行)
・Power Automateへの慣れが必要

※弊社Microsoft 365(E3)環境による検証データ

それぞれシチュエーションによって一長一短があります。例えば日常的に行う作業であれば、できる限り自動化するほうが、ミスや作業時間を減らすことができます。しかしながら、SharePointのプログラミングは独特のお作法があり、枯れた知識といえども、プログラム知識がない、またはあってもSharePoint知識がないという方には、非常にハードルが高いです。

そこで、本ブログでは「Power Automateを用いてExcelデータをSharePointリストにインポートする方法」について、連載していきたいと思います。

次回以降 では、私が実際にPower Automateを作成しながら、学んだ点や躓いた点を中心にお伝えしていきます!

小刀稱知哉

小刀稱知哉

私はPower Platform(SharePoint・Power Apps・Power Automate)に関する営業活動や設計、開発などを担当しております。

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