SharePointリストでデータを保存する際、選択肢列や参照列を用いることは多いと思います。
そして、SharePointリストを運用していくと、選択肢・参照列の一覧項目を変更したい場合があるのではないでしょうか。
（具体的には、一覧に新しい項目を追加したり、既存の項目更新・削除したい場合です。）
今回は、SharePointリストの選択肢・参照列において、一覧項目を更新・削除したい場合の挙動について調査してみました。
※新しい項目を追加する場合は、単純に一覧に項目が増えるだけなので、今回は割愛しております。
SharePointリストでデータを保存するすべての方にご覧いただきたい内容です。
また、以前「Power Apps キャンバスアプリ：選択肢列と参照（ルックアップ）列の違いについて」という内容でブログを書いたこともありますので、参考にしていただけますと幸いです。
今回のブログでは、選択肢列の挙動について調査した結果をご紹介します。
調査内容
はじめに、今回調査する内容について説明します。
今回使用したのは、SharePointリストの選択肢列です。
選択肢列には、選択肢を追加できるようにするという設定項目があります。
今回はこちらの設定項目を「はい」・「いいえ」にした場合において、一覧項目から値を更新・削除した場合の挙動を調査いたしました。
調査内容としては、以下です。
現在保存されているデータはどうなるのか？
現在保存されているデータはそのまま上書き保存できるのか？
選択肢一覧はどうなるのか？
調査した結果を以下に示します。
選択肢列：「選択肢を追加できるようにする」が「いいえ」の場合
パターン１は選択肢列で、選択肢を追加できるようにするがいいえの場合です。
※「いいえ」がデフォルトの設定値です。
設定
SharePointリストで選択肢列を追加しました。
選択肢の一覧としては、選択肢１～３を設定しました。
また、選択肢を追加できるようにするを、いいえに設定しています。
具体的な設定値としては、以下です。
)
また、SharePointリストには選択肢１～３のデータが保存されています。
一覧項目を更新した場合
上記設定において、選択肢１を選択肢１－１に更新しました。
更新した結果、SharePointリストに保存されているデータはそのまま保存されていました。
また、選択肢１となっているSharePointリスト上のデータは、そのまま上書き保存が可能でした。
選択肢一覧については、選択肢１が消え選択肢１－１となっておりました。
一覧項目を削除した場合
続いて、選択肢一覧から「選択肢２」を削除してみました。
削除した結果、SharePointリストに保存されているデータはそのまま保存されていました。
また、選択肢２となっているSharePointリスト上のデータは、そのまま上書き保存が可能でした。
選択肢一覧を確認すると、一覧から「選択肢２」が消えていました。
選択肢列：「選択肢を追加できるようにする」が「はい」の場合
パターン２は選択肢列で、選択肢を追加できるようにするがはいの場合です。
設定
SharePointリストで選択肢列を追加しました。
選択肢の一覧としては、選択肢１～３を設定しました。
また、選択肢を追加できるようにするをはいに設定しています。
具体的な設定値としては、以下です。
また、SharePointリストには選択肢１～３のデータが保存されています。
一覧項目を更新した場合
更新した結果、SharePointリストに保存されているデータはそのまま保存されていました。
また、選択肢１となっているSharePointリスト上のデータは、そのまま上書き保存が可能でした。
選択肢一覧については、選択肢１が消えずにそのまま存在しており、新たに選択肢１－１が加わっておりました
一覧項目を削除した場合
続いて、選択肢一覧から選択肢２を削除してみました。
削除した結果、SharePointリストに保存されているデータはそのまま保存されていました。
また、選択肢２となっているSharePointリスト上のデータは、そのまま上書き保存が可能でした。選択肢一覧を確認すると、選択肢一覧においては選択肢２が消えずに、そのまま存在している状態でした。
まとめ
上記までの情報を以下にまとめました。
選択肢を追加できるようにする | 一覧項目を更新 | 一覧項目から削除 |
|---|---|---|
いいえ |
|
|
はい |
|
|
選択肢を追加できるようにするがはいの場合は、項目を更新・削除した場合は、その前の状態の項目がそのまま残り続けるという結果となりました。
この設定のメリットとしては、データを登録・編集するユーザー自身が自ら必要な選択肢項目を追加できるという点ですが、逆を言うと、管理者が想定していない選択肢項目が存在することになります。
私としてはあまりおすすめできない設定ですが、皆様の環境に応じて設定してみてください。
おわりに
今回は、SharePointリストの選択肢列において、一覧項目を更新・削除した場合の挙動について調査した結果をご紹介しました。 運用している中で選択肢の内容を変えたいという要望は多いと思いますので、参考にしていただけますと幸いです。
次回は参照列の挙動についてご紹介します。
【こちらも合わせて読みたい】
地方自治体ローコード導入・運用支援サービス（Power Apps・Power Automate)
Microsoft社が提供するローコード技術であるPower Platformを用いて、自治体様のDＸ化を支援します。
X-SP | SharePoint デザイン・機能拡張サービス
デザイン×機能を兼ね備えたSharePointを提供いたします。
SharePointの利便性を向上し、操作性と視認性を兼ね備えたデザインでユーザーの業務効率化・ストレス低減を提供します。
内製化支援サービス | Power Platform(Power Apps・Power Automate)
Power Platform(Power Apps・Power Automate)開発や運用をスムーズに内製できるよう支援いたします。
DX人材育成プログラム | Power Apps・Power Automte 教育
Microsoft社が提供するローコード技術であるPower Platformを用いて、社内のDX化を推進するための人材を育成いたします。
Power Apps/Power Automateアプリ開発・導入支援サービス
Microsoft社が提供するPower Apps / Power Automateの導入支援として、高度なアプリも最速で作れる業務アプリ作成支援サービスを提供いたします。
SharePointモダン化コンサルティングサービス
従来のSharePoint から移行・モダン化したい方に向けて、事前調査からサイト作成・活用支援までトータルなコンサルティング・技術支援を提供いたします。
小刀稱知哉
大分県出身（温泉大好き）、現在は東京都在住
1990年生まれ
30才でメーカーの技術営業からIT業界にジョブチェンジ!!!
趣味は読書
Power Platform（SharePoint・Power Apps・Power Automate）に関する営業活動や設計、開発などを担当しております！
持ってる資格はPL-200/PL-300/PL-400/PL-600/MS-700/AZ-104/AZ-305/SC-200
こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱（ことね）です。