Power Apps × SharePoint：500/2,000件の壁を超えるためには（委任回避方法）？(1)

こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱（ことね）です。

※内容を一部修正しております。（2023年12月）

Power Appsでアプリを作成する際、気をつけなければならない1つの事項としてデータソースから取得できるレコード数の上限があります。

Power AppsはDataverseやSharePointなどから一度に最大2,000件（デフォルトでは500件）のレコードしか取得する事ができません。

よって、委任できない検索条件を用いた場合や、検索後も2,000件を超過するような場合は、全てのレコードを取得する事ができないということになります。

※委任に関する詳細については、過去にブログを作成したことがあるので、以下URLを参照してください。

Power Apps：結局「委任に関する警告」ってなに？

Power Appsの委任問題はご存知ですか？これをきちんと理解できると、Power Appsの設計レベルが一段階アップします！

よって、今回は500/2,000件以上のレコードを扱いたい場合の方法について紹介します。
内容としては、Power Appsの中級者の方に向けた記事となっております。

やりたいこと

今回は、以下構成となっております。

データソースはSharePointリストです。

今回は、「大量にデータが保存されているSharePointリストから、Power Appsを用いてその内容を検索する」ということを行います。

SharePointリストの詳細は以下です。

リスト名：LargeList

また、SharePointリストには10,001件のレコードを保存しております。

Power Appsの取得できるデータ行の設定も以下のように変更しております。

上記の設定値は、Power Appsのファイル→設定→全般→データ行の制限から確認することが出来ます。
※デフォルト値は500であり、最大値は2,000です。（2023年2月時点）

Before

Power Appsの構成

まずは、Power Appsの構成について説明しておきます。

Power AppsはReloadボタンsearchTextBoxギャラリーの3つのコントロールから構成されています。 それぞれの役割は以下のとおりです。

実装（素直な実装）

まずは、何も考えず素直に実装してみます。

Reloadボタン・ギャラリーにそれぞれ以下を設定します。
ReloadボタンのOnSelectプロパティ

Refresh(LargeList);

ギャラリーのItemsプロパティ

SortByColumns(
    Search(LargeList,
        searchTextBox.Text,
        "Title",
        "Description"
    ),
    "ID", Ascending
);

上記では「LargeList」というデータソース（=SharePointリスト）を、Search()関数の中で直接指定しています。

すると、下記のように委任に関する警告が表示されました。

検索の結果、SharePointリストの上位2,000件までのレコードは検索されましたが、2,001件目以降のレコードは検索されませんでした。

委任ができない検索条件である、かつデータ行の制限が2,000と設定されているため、当然の結果ですよね。
※取得データ件数も2,000となっていることが確認できると思います。

以下では、2,000件以上のレコードが存在する場合でも、データソースから検索結果を得る方法について紹介します。

After

まずは、実装のイメージについて説明します。

前提として、SharePointリストからレコードを取得する際に、データ行の制限（=最大2,000件）を超えることはできません。
よって、データソースから対象範囲のレコードを複数回取得し、取得結果をコレクションに追加するという方法を用います。
（1回目は1～2,000行目を取得、2回目は2,001～4,000行目を取得…というイメージでループを回していきます。）

それでは、実装してみましょう。
（今回色々と試行錯誤しながら作成しましたので、その流れも一緒にお伝えします。）

Step1：最初の状態

今回はReloadボタン押下時に、データソースから全レコードを取得するようにしております。
まずは、以下のように記載してみました。

ReloadボタンのOnSelectプロパティ（最初の状態）

UpdateContext({threshold: 2000 });
UpdateContext({lastRecord: First(Sort(LargeList,ID,SortOrder.Descending))});
UpdateContext({maxIteration: RoundUp(lastRecord.ID/threshold,0)});

Clear(colLargeList);
ForAll(
    Sequence(maxIteration, 0),
    Collect(colLargeList, Filter(LargeList, Value(Value) * threshold < ID && ID <= (Value(Value) + 1) * threshold))
);

ギャラリーのItemsプロパティ

SortByColumns(
    Search(colLargeList,
        searchTextBox.Text,
        "Title",
        "Description"
    ),
    "ID", Ascending
);

Beforeでは、Search()関数の中に、データソースを直越指定していましたが、 今回はコレクション(=colLargeList)を指定しています。

Itemsプロパティでは、委任に関する警告とMul演算子に関するエラーが発生しました。
（Mul演算子は掛け算のことです。）

Step2：Mul演算子に関するエラーをWith()関数で解消

Mul演算子に関するエラーを解消するため、With()関数を用いました。

With()関数については、以下を参照ください。
Power Apps での With 関数

ReloadボタンのOnSelectプロパティ（With()関数を用いて修正）

UpdateContext({threshold: 2000 });
UpdateContext({lastRecord: First(Sort(LargeList,ID,SortOrder.Descending))});
UpdateContext({maxIteration: RoundUp(lastRecord.ID/threshold,0)});

Clear(colLargeList);
ForAll(
    Sequence(maxIteration, 0),
    With(
        {
            prev: Value(Value) * threshold,
            next: (Value(Value) + 1) * threshold
        },
        Collect(colLargeList, Filter(LargeList, prev < ID && ID <= next))
    )
 );

上記修正により、Mul演算子に関するエラーは解消されました。

しかし、委任に関する警告はまだ消えておりません。

Step3：subID列を追加し、委任に関する警告を解消

調査したところ、SharePointリストのID列は、イコール(=)以外の比較演算子はサポートしておらず、委任できないようでした。（2023年2月時点）

詳細は以下URLをご参照ください。
委任メモ

上記の対応策として、SharePointリストに新しく「subID」列を追加し、ID値をコピーしました。

※データ型は数値として設定しています。

次に、IDの代わりにsubIDを用いて、OnSelectプロパティを修正しました。

ReloadボタンのOnSelectプロパティ（subIDを用いて更に修正）

UpdateContext({threshold: 2000 });
UpdateContext({lastRecord: First(Sort(LargeList,ID,SortOrder.Descending))});
UpdateContext({maxIteration: RoundUp(lastRecord.ID/threshold,0)});

Clear(colLargeList);
ForAll(
    Sequence(maxIteration, 0),
    With(
        {
            prev: Value(Value) * threshold,
            next: (Value(Value) + 1) * threshold
        },
        Collect(colLargeList, Filter(LargeList, prev < subID && subID <= next))
    )
 );

こちらで警告やエラーが発生しない状態となりました。

また検索の結果、全てのSharePointリストのレコードから検索されるようになりました。
※取得データ件数も10,001となっていることが確認できると思います。

おわりに

少し長くなりましたので、本日はここまで！

今回は、Power Appsで500/2,000件以上のレコードを扱いたい場合の方法について、実装までの流れを紹介しました。

次回はReloadボタンのOnSelectプロパティの内容について、詳細について深掘りしていきます。

小刀稱知哉

大分県出身（温泉大好き）、現在は東京都在住

1990年生まれ

30才でメーカーの技術営業からIT業界にジョブチェンジ!!!

趣味は読書

Power Platform（SharePoint・Power Apps・Power Automate）に関する営業活動や設計、開発などを担当しております！

持ってる資格はPL-200/PL-300/PL-400/PL-600/MS-700/AZ-104/AZ-305/SC-200