Power Apps × SharePoint：500/2,000件の壁を超えるためには（委任回避方法）？(2)

こんにちは。アーティサン株式会社の小刀稱（ことね）です。

※内容を一部修正しております。（2023年12月）

Power Appsでアプリを作成する際、気をつけなければならない1つの事項としてデータソースから取得できるレコード数の上限があります。

Power AppsはDataverseやSharePointなどから一度に最大2,000件（デフォルトでは500件）のレコードしか取得する事ができません。

よって、委任できない検索条件を用いた場合や、検索後も2,000件を超過するような場合は、全てのレコードを取得する事ができないということになります。

※委任に関する詳細については、過去にブログを作成したことがあるので、以下URLを参照してください。

Power Apps：結局「委任に関する警告」ってなに？

Power Appsの委任問題はご存知ですか？これをきちんと理解できると、Power Appsの設計レベルが一段階アップします！

しかし、どうしても2,000件以上のレコードを取得したい場合があります。

よって、今回は500/2,000件以上のレコードを扱いたい場合の方法について紹介します。
内容としては、Power Appsの中級者の方に向けた記事となっております。

前回のブログでは、Power Appsで500/2,000件以上のレコードを扱いたい場合の方法について、実装までの流れを紹介しました。

Power Apps × SharePoint：500/2,000件の壁を超えるためには？(1)

今回はReloadボタンのOnSelectプロパティの内容について、詳細について深掘りしていきます。

やりたいこと（前回のおさらい）

まずはやりたいことについて、おさらいします。
構成は以下となっております。

データソースはSharePointリストです。

今回は、「大量にデータが保存されているSharePointリストから、Power Appsを用いてその内容を検索する」ということを行います。

SharePointリストの詳細は以下です。

リスト名：LargeList

※「subID」列は、前回のブログのStep3：subID列を追加し、委任に関する警告を解消にて追加しました。

また、SharePointリストには10,001件のレコードを保存しております。

Power Appsの取得できるデータ行の設定も以下のように変更しております。

上記の設定値は、Power Appsのファイル→設定→全般 →データ行の制限から確認することが出来ます。

※デフォルト値は500であり、最大値は2,000です。（2023年2月時点）

実装方法の詳細

今回は、前回のブログで作成したOnSelectプロパティ内について説明します。

作成したプロパティの内容は以下です。

ReloadボタンのOnSelectプロパティ（完成版）

UpdateContext({threshold: 2000 });
UpdateContext({lastRecord: First(Sort(LargeList,ID,SortOrder.Descending))});
UpdateContext({maxIteration: RoundUp(lastRecord.ID/threshold,0)});

Clear(colLargeList);
ForAll(
    Sequence(maxIteration, 0),
    With(
        {
            prev: Value(Value) * threshold,
            next: (Value(Value) + 1) * threshold
        },
        Collect(colLargeList, Filter(LargeList, prev < subID && subID <= next))
    )
 );

1.初期値の設定

UpdateContext({threshold: 2000 });
UpdateContext({lastRecord: First(Sort(LargeList,ID,SortOrder.Descending))});

まずは、以下3つの変数を初期化します。

2.ループを回す回数を計算

UpdateContext({maxIteration: RoundUp(lastRecord.ID/threshold,0)});

続いて、ループを回す回数を計算します。

RoundUp()関数詳細は以下URLをご参照ください。
Round、RoundDown、および RoundUp

thresholdが2,000、かつレコード数が10,001件の場合、maxIterationは”6″となります。

3.データソースから全レコードを取得

Clear(colLargeList);
ForAll(
    Sequence(maxIteration, 0),
    With(
        {
            prev: Value(Value) * threshold,
            next: (Value(Value) + 1) * threshold
        },
        Collect(colLargeList, Filter(LargeList, prev < subID && subID <= next))
    )
);

こちらがメインの内容ですが、ForAll関数を用いて、上記で求めたループ回数分ループを回し、データソースから全レコードを取得します。

Sequence()関数については、以下URLを参照ください。
Power Apps の Sequence 関数

動作のイメージとしては、以下です。

上記にて全レコードを取得することができるようになりました！

補足：subIDはどうやってID値をコピーするのか？

前回のブログのStep3：subID列を追加し、委任に関する警告を解消にて、SharePointリストに新しく「subID」列を追加し、ID値をコピーすると記載しましたが、実際どのように実装するのか？と思った方がいらっしゃるかもしれません。

詳細は省きますが、基本的には以下2通りで実装する事が多いのかなと思います。

イメージとしては、以下です。

UpdateIf(LargeList, ID = Form1.LastSubmit.ID, {subID: Form1.LastSubmit.ID})

イメージとしては、以下です。

おわりに

今回は、Power Appsで500/2,000件以上のレコードを扱いたい場合の方法について紹介しました。

M365のライセンス内で、SharePointを用いてPower Appsのアプリを作成したいという要望は多いと思いますので、 本内容が少しでもお役に立てれば幸いです。

ただし、冒頭でも記載した通り、今回紹介する方法は大量データを扱うため、パフォーマンスが大きく低下する可能性があります。 よって、全面的におすすめする方法ではありません。
解決策の1つとして参考にしてください。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

小刀稱知哉

大分県出身（温泉大好き♥♥）、現在は東京都在住

1990年4月9日生まれ

30才にしてメーカーの技術営業からIT業界にジョブチェンジ!!!

趣味は読書

Power Platform（SharePoint・Power Apps・Power Automate）に関する営業活動や設計、開発などを担当しております！